Huskeliste for styret
Konstituer styret
Styreleder, sekretær, kasserer og styremedlem(dugnadsansvarlig)
Det nye styret registreres i Altinn så snart møteprotokoll fra generalforsamling er signert og godkjent. Samordnet registreringsskjema må sendes inn sammen med signert møteprotokoll fra avholdt generalforsamling. Møteprotokollen fra generalforsamlingen er den skriftlige bekreftelsen på valgte styremedlemmer. Husk å registrere nye styremedlemmer OG endre evt ny kontaktperson (styreleder).
PS: Styreleder, som er oppført som kontaktperson for Vestengen Huseierforening, vil motta nabovarsler og brev fra kommunen etc. på vegne av medlemmene. Denne informasjonen må videreformidles til styret og medlemmer i foreningen.
Kontingent
Generalforsamlingen vedtar den årlige kontingent for medlemmer. Kasserer sender ut krav på vedtatt kontingen til medlemmene så snart som mulig etter generalforsamlingen.
Til info: Hvis det har vært eierskifte i løpet av året har det oppstått problemer med innbetalinger. Spesielt om kontingent har blitt sendt ut lenge etter generalforsamlingen.
Oppdatere beboerliste
Kontinuerlig oppdatering. Se: https://www.vestengen.info/om/beboerliste
Styremøter
Avholde styremøter regelmessig. 5-6 styremøter i året. Styreleder har ansvar for innkalling og sekretær skriver møtereferater. Møtereferater lagres på huseieforeningens lagringsplass per år. https://www.vestengen.info/om/dokumentasjon
Dugnader
Styret har ansvar for planlegging, innkalling og gjennomføring av dugnadene. Vårdugnad i begynnelsen av mai. Høstdugnad i midten av oktober.
Tips:
Send ut innkalling god tid før dugnaden.
Containere kan bestilles fra f.eks: https://www.franzefoss.no/ eller https://www.ragnsells.no/ (Vi har kundenr hos Ragnsell). Vi bestiller for hageavfall. Åpen liftcontainer m/bakdør. Volum ca 20m2. Husk å spesifiser HAGEAVFALL
Sperr av området for container senest kvelden før container kommer, vanligvis torsdagskvelden. Sett opp avsperring der container skal stå.
Kvistknuser/fliskutter kan bestilles fra: https://aml.as/utleie/fliskutter
Planlegg tidsrom i dugnaden for kosting og rydding av gjesteparkering. Dette slik at biler flyttes fra gjesteparkering i dette tidsrommet. Bilene kan f.eks. parkeres fremfor egen garasje i dette tidsrommet.
Planlegg innkjøp av bark. Pleier å være stort behov for dekkbark på fellesarealet.
En av styremedlemmene bør være hovedansvarlig for gjennomføringen av dugnaden. Ansvarlig: Styremedlem(?)
Generalforsamling
Tidlig i januar: Send gjerne ut påminnelse til medlemmene om tidsfrist, som er 20.januar, for saker til generalforsamling.
Til innkallingen skal følgende dokumenter sendes ved:
Årsberetning, skrives av styret i samarbeid. Ansvarlig: Styreleder
Regnskap, revisors beretning og budsjettforslag. Budsjettforslag i samarbeid med styret. Ansvarlig: Kasserer
Oppdatert beboerliste. Ansvarlig: Sekretær.
Innkalling, sammenstilling av alle dokumentene og utsendelse. Dokumentene skal ut senest 14 dager før generalforsamlingen avholdes. Se vedtekter. Ansvar: Sekretær
Anbefaler å forespørre møteleder og sekretær for Generalforsamling, og to til å undertegne protokoll. (Disse fire bør ikke være styremedlemmer)
Utpeke kandidater til neste års styre.
Styret tar med kaffe, te og noe å bite i til Generalforsamlingen.
Annet
Styret mottar henvendelser personlig, brev fra kommunen og andre instanser og via e-post: styret@vestengen.info. Svar og innspill koordinering av styreleder
Fornye og vurdere videre tegning av ansvarsforsikringer for fellesareal.
Sette opp parkering-forbudt skilt vinterhalvåret ved snødeponiet, parkeringsplassene mellom #21 og garasjene? Ansvarlig: Styremedlem
Styret har ansvar for kommunikasjon med Faldalen Snø & Graveservice som utfører brøyting og strøing av veier og parkeringsplasser for foreningen. En i styret, kasserer eller styreleder, har hovedansvar for bestilling av ekstra strøing etc.
I Vestengen huseierforening arrangeres det 17.mai fest, "En sommer er over" (ca 20.august?) og julegrantenning for medlemmene med familie. Styret bevilger penger til disse arrangementene, og styret kan gjerne være med å arrangere disse. Styret kan også delegere ansvaret til f.eks. arrangementskomiteer.