Huskeliste for styret

Konstituer styret

Styreleder, sekretær, kasserer og styremedlem(dugnadsansvarlig)

Det nye styret må registreres i Altinn. Samordnet registreringsskjema. Styremedlemmer og kontaktperson (styreleder). Se:
https://w2.brreg.no/enhet/sok/detalj.jsp?orgnr=991581987

Oppdatere beboerliste

Kontinuerlig oppdatering. Se: https://www.vestengen.info/om/beboerliste

Styremøter

Avholde styremøter regelmessig. 5-6 styremøter i året. Styreleder har ansvar for innkalling og sekretær skriver møtereferater. Møtereferater lagres på huseieforeningens lagringsplass per år. https://www.vestengen.info/om/dokumentasjon

Dugnader

Styret har ansvar for planlegging, innkalling og gjennomføring av dugnadene. Vårdugnad i begynnelsen av mai. Høstdugnad i midten av oktober.

Tips:

  • Send ut innkalling god tid før dugnaden.

  • Containere kan bestilles fra f.eks: https://www.franzefoss.no/ eller https://www.ragnsells.no/ (Vi har kundenr hos Ragnsell). Vi bestiller for hageavfall. Åpen liftcontainer m/bakdør. Volum ca 20m2. Husk å spesifiser HAGEAVFALL

  • Sperr av området for container senest kvelden før container kommer, vanligvis torsdagskvelden. Sett opp avsperring der container skal stå.

  • Kvistknuser/fliskutter kan bestilles fra: https://aml.as/utleie/fliskutter

  • Planlegg tidsrom i dugnaden for kosting og rydding av gjesteparkering. Dette slik at biler flyttes fra gjesteparkering i dette tidsrommet. Bilene kan f.eks. parkeres fremfor egen garasje i dette tidsrommet.

  • Planlegg innkjøp av bark. Pleier å være stort behov for dekkbark på fellesarealet.

  • En av styremedlemmene bør være hovedansvarlig for gjennomføringen av dugnaden. Ansvarlig: Styremedlem(?)

Generalforsamling

Tidlig i januar: Send gjerne ut påminnelse til medlemmene om tidsfrist, som er 20.januar, for saker til generalforsamling.

Til innkallingen skal følgende dokumenter sendes ved:

  • Årsberetning, skrives av styret i samarbeid. Ansvarlig: Styreleder

  • Regnskap, revisors beretning og budsjettforslag. Budsjettforslag i samarbeid med styret. Ansvarlig: Kasserer

  • Oppdatert beboerliste. Ansvarlig: Sekretær.

  • Innkalling, sammenstilling av alle dokumentene og utsendelse. Dokumentene skal ut senest 14 dager før generalforsamlingen avholdes. Se vedtekter. Ansvar: Sekretær

  • Anbefaler å forespørre møteleder og sekretær for Generalforsamling, og to til å undertegne protokoll. (Disse fire bør ikke være styremedlemmer)

  • Utpeke kandidater til neste års styre.

  • Styret tar med kaffe, te og noe å bite i til Generalforsamlingen.

Annet

  • Styret mottar henvendelser personlig, brev fra kommunen og andre instanser og via e-post: styret@vestengen.info. Svar og innspill koordinering av styreleder

  • Fornye og vurdere videre tegning av ansvarsforsikringer for fellesareal.

  • Sette opp parkering-forbudt skilt vinterhalvåret ved snødeponiet, parkeringsplassene mellom #21 og garasjene? Ansvarlig: Styremedlem

  • Styret har ansvar for kommunikasjon med Faldalen Snø & Graveservice som utfører brøyting og strøing av veier og parkeringsplasser for foreningen. En i styret, kasserer eller styreleder, har hovedansvar for bestilling av ekstra strøing etc.